Prosessleder – Dokumenthåndtering

Dokumentsenteret/arkivet i Utlendingsdirektoratet skal utarbeide en helhetlig bevarings- og kassasjonsplan for dokumentasjon i virksomhetens elektroniske fagsystemer. Arbeidet gjennomføres i tett samarbeid med fagavdelinger og regelverksenhet, hvor det er behov for å balansere hensynet til rettssikkerhet, etterprøvbarhet og effektiv informasjonsforvaltning.   Vi søker en erfaren og faglig trygg konsulent som kan bidra som en uavhengig ressurs i dette arbeidet. Konsulenten vil organisatorisk tilhøre Dokumentsenteret/arkivet og ha en sentral rolle i å lede og fasilitere prosesser knyttet til vurdering av bevaring og kassasjon av dokumentasjon i digitale løsninger.   Ansvar og myndighet til rollen: Konsulenten skal bidra med prosjekt- og prosessledelse i arbeidet med å etablere bevarings- og kassasjonsplaner for virksomhetens elektroniske fagsystemer.   Rollen innebærer ansvar for å: • Drive og fasilitere tverrfaglige prosesser • Sikre fremdrift og kvalitet i vurderinger og leveranser • Utarbeide beslutningsgrunnlag og anbefalinger • Bidra til forankring av faglige vurderinger og beslutninger • Synliggjøre risiko og konsekvenser ved kassasjon, manglende bevaring eller overbevaring • Sikre at arbeidet gjennomføres i tråd med gjeldende lov- og regelverk   Arbeidsoppgaver: • Kartlegge dokumentasjonstyper og informasjonsflyt i fagsystemer • Gjennomføre bevarings- og kassasjonsvurderinger i tråd med gjeldende regelverk. • Bidra til å etablere kriterier og beslutningsgrunnlag for hva som skal bevares og hva som kan kasseres • Håndtere faglige uenigheter og bidra til å forankre beslutninger • Sikre at sluttresultat ivaretar krav til rettssikkerhet, personvern og arkivplikt • Utarbeide dokumentasjon, anbefalinger og eventuelle retningslinjer • Synliggjøre risiko knyttet til kassasjon, manglende bevaring eller overbevaring • Bidra til balanserte vurderinger mellom regelverk, kost/nytte og informasjonsverdi.   Kompetansekrav: • Ressursen må ha minimum 8 års relevant erfaring innenfor arbeidsoppgavene som er angitt • Ressursen må ha minimum formell kompetanse på bachelorgradsnivå eller tilsvarende innenfor relevant fagkrets, lang og dokumentert erfaring (mer enn 12 års erfaring) kan oppveie for kravet om formell utdannelse. • Ressursen må ha god erfaring med utarbeidelse av bevarings- og kassasjonsplaner • Ressursen må ha god kjennskap til ulike regelverk og tilhørende forskrifter (arkivlov, GDPR, mm.) • Ressursen må ha erfaring med elektroniske fagsystemer og eller digital dokumentasjonsforvaltning • Ressursen må ha erfaring med å gjennomføre systematiske kartlegginger og vurderinger. • Ressursen må ha erfaring med å etablere kriterier, prinsipper og beslutningsgrunnlag • Ressursen må ha erfaring med tverrfaglige prosesser og interessenthåndtering • Ressursen bør har erfaring med statlig forvaltning eller direktorater   Personlige egenskaper: • Evne til å stå i faglige spenninger og skape tillit på tvers av miljøer • Strukturert og analytisk • Evne å samarbeide godt i team • God formidlingsevne, både skriftlig og muntlig på norsk • Selvstendig, men evner å ha en inkluderende arbeidsform   Oppstart: Så raskt som mulig etter avtaleVarighet: 30.08.2026 + opsjon Omfang: Oppdraget er planlagt gjennomført i mai til og med august 2026. (Sommerferie avvikles i juli). Ut i fra oppstart kan oppdraget gå litt ut i september. Det er snakk om en ressurs på 50 % i tidsperioden og det er derfor estimert 225 timer for 3 måneders arbeid på 50 % Arbeidssted: Arbeidsstedet er primært i UDI sine lokaler på Valle, men etter avtale kan noe hjemmekontor benyttes   Søknadsfrist: 13 mai kl 12.   Ta kontakt for kompetansematrise.