Assistenz (m/w/d)

Gesucht wird eine erfahrene Unterstützung für das Führungsteam, die die tägliche Organisation und Kommunikation effizient gestaltet. In dieser Rolle erfordert es die Fähigkeit, priorisiert zu arbeiten und adaptiv auf kurzfristige Veränderungen zu reagieren. Der ideale Kandidat bringt fundierte Erfahrung in der Assistenz auf Führungsebene mit und beherrscht die verschiedenen Tools zur optimalen Prozessunterstützung.

Hauptverantwortlichkeiten
• Bieten Sie Unterstützung für das Führungsteam im Tagesgeschäft und gewährleisten Sie den reibungslosen Fluss von Informationen und Abstimmungen.
• Managen Sie Termine und Prioritäten in enger Abstimmung mit dem Führungsteam.
• Steuern Sie das Termin- und Reisemanagement sowie die fällige Reiseabrechnung.
• Bereiten Sie Führungsrunden, Workshops und Veranstaltungen organisatorisch und inhaltlich vor.
• Erstellen und überarbeiten Sie Präsentationen sowie Berichte präzise und adressatengerecht.
• Seien Sie die zentrale Anlaufstelle für interne und externe Fragen und sicherstellen einen verlässlichen Informationsfluss.
• Unterstützen Sie die administrativen Prozesse, insbesondere die Bearbeitung von Rechnungen und Bestellungen.
• Übernehmen Sie eigenverantwortlich organisatorische Sonderaufgaben und kleinere Projekte.

Wichtige Anforderungen
• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung in der Assistenz auf Director- oder vergleichbarer Ebene.
• Erfahrung im Facility Management oder in einem technischen Unternehmensumfeld von Vorteil.
• Souveränität bei der Organisation komplexer Abläufe und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen.
• Klare, situationsgerechte Kommunikation und sicheres Auftreten gegenüber verschiedenen Führungsebenen.
• Schnelles Erfassen neuer Sachverhalte und strukturiertes Arbeiten mit Unterlagen.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und digitale Werkzeuge.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Diskretion und ein sorgfältiger Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Serviceorientiertes und teamübergreifendes Arbeiten.

Nice to Have
• Erfahrungen im Bereich Corporate Real Estate.
• Kentnisse in der Nutzung von digitalen Werkzeugen und KI-Anwendungen.

Weitere Details
Diese Position erfordert eine enge Zusammenarbeit im Team und kann vor Ort oder remote erfolgen, abhängig von den jeweiligen Anforderungen.