Koordynator / Koordynatorka ds. operacji i projektów IT

Nasze wymagania:
Minimum 2–3 lata doświadczenia w pracy administracyjnej, operacyjnej, projektowej, sprzedażowej, obsłudze klienta lub wsparciu IT
Dobra organizacja pracy własnej i umiejętność pilnowania terminów
Dokładność, systematyczność i odpowiedzialność za powierzone zadania
Swoboda w kontakcie z klientami i współpracownikami
Umiejętność porządkowania informacji, dokumentów i zadań
Dobra znajomość pakietu Microsoft 365, w szczególności Outlook, Word, Excel, Teams
Podstawowa znajomość Excela – filtrowanie danych, tabele, proste formuły
Gotowość do pracy z narzędziami do zarządzania zadaniami (MS Planner)
Zainteresowanie branżą IT, procesami biznesowymi i nowymi technologiami
Komunikatywność, samodzielność i proaktywne podejście do rozwiązywania problemów

Mile widziane:
Doświadczenie w firmie IT, software house, integratorze, firmie serwisowej lub dziale IT
Znajomość podstawowych pojęć z zakresu usług IT, wdrożeń, SLA, helpdesk, backlog, ticket, workflow
Doświadczenie w pracy z systemami ERP, CRM lub systemami obiegu dokumentów
Podstawowa znajomość Power Automate lub Power BI
Doświadczenie w przygotowywaniu instrukcji, procedur, ofert lub dokumentacji projektowej
Znajomość języka angielskiego na poziomie umożliwiającym pracę z dokumentacją techniczną
Prawo jazdy kat. B

O projekcie:
Do zespołu poszukujemy osoby, która będzie wspierać bieżące funkcjonowanie firmy IT od strony organizacyjnej, administracyjnej i projektowej.
Stanowisko łączy elementy pracy asystenckiej, koordynacji operacyjnej, obsługi klienta oraz wsparcia projektów i usług IT.

Zakres obowiązków:
Obsługa administracyjna i biurowa
Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej
Organizacja kalendarza spotkań zarządu i zespołu IT
Przygotowywanie, porządkowanie i archiwizacja dokumentów
Kontakt organizacyjny z klientami, umawianie spotkań i przekazywanie informacji
Wsparcie procesów zakupowych dotyczących sprzętu, licencji i usług
Koordynacja realizacji zadań projektowych i serwisowych
Monitorowanie terminów, statusów i przepływu informacji pomiędzy klientami a zespołem IT
Prowadzenie i aktualizacja backlogu zadań oraz zgłoszeń w narzędziach typu Jira, MS Planner
Przygotowywanie i aktualizacja dokumentacji projektowej, instrukcji, opisów procesów
Wsparcie testów rozwiązań IT oraz udział w odbiorach wdrożeń
Przygotowywanie raportów statusowych
Zbieranie informacji zwrotnej od klientów
Analiza potrzeb użytkowników i zgłaszanie propozycji usprawnień
Wsparcie w przygotowywaniu ofert, zakresów usług i materiałów informacyjnych
Przygotowywanie zestawień i raportów w Excelu
Wsparcie wdrażania prostych automatyzacji procesów w Power Automate
Utrzymywanie porządku w danych operacyjnych i projektowych

Oferujemy:
Realny wpływ na organizację pracy i rozwój procesów w firmie IT
Pracę w małym, technicznym zespole bez korporacyjnej struktury
Możliwość zdobycia doświadczenia na styku administracji, obsługi klienta, projektów IT i product managementu
Udział w projektach dla klientów biznesowych
Wdrożenie w narzędzia Microsoft 365, systemy obsługi zgłoszeń, raportowanie i automatyzację procesów
Stabilną współpracę w pełnym wymiarze czasu
Możliwość rozwoju w kierunku koordynatora projektów IT, analityka biznesowego, product ownera lub specjalisty ds. operacji
Niezbędne narzędzia pracy
Przyjazne środowisko pracy i bezpośrednią współpracę z zarządem oraz zespołem IT